Super CASE Datasul ECM

28 07 2009

Em tempo Recorde, Cosan implanta solução de Gerenciamento de Conteúdo

Em apenas 60 dias, a Cosan implantou uma solução de Gerenciamento de Conteúdo com ganhos de agilidade e controle em uma área crítica

Após ter sido adquirida pela Cosan S.A. em novembro de 2008, a Cosan Combustíveis e Lubrificantes S.A. precisava desenvolver uma ferramenta que permitisse agilidade e controle sobre as mais de 300 Notas Fiscais recebidas diariamente de seus fornecedores de produtos e serviços, em três pontos diferentes localizados em dois Estados onde mantém centrais de recebimento de documentos.

O desafio era manter a qualidade dos processos herdados da gestão anterior e não permitiu nenhuma solução de continuidade entre o formato existente e a nova solução. Todo o movimento deveria acontecer sem que nenhum dos seus mais de 9.000 fornecedores percebessem a mudança. A partir de soluções modelo, já utilizadas pela Datasul/TOTVS em seu módulo WebDesk, a equipe de desenvolvimento coordenada por Carlos Leoncio Núñez Arévalo da Cosan e Fabio DAgostin da franquia Datasul ECM, pertencente ao Grupo TOTVS, modelou a ferramenta de maneira a permitir que os documentos recebidos, em qualquer um dos três locais, fossem reconhecidos imediatamente em seus sistemas de controle, incluindo as funções fiscais e de contabilidade. Para isso foram combinadas as funcionalidades de Digitalização, Gestão Eletrônica de Documentos e Workflow/BPM desenvolvidas pela Datasul, com a experiência bem sucedida da Cosan em gestão de documentos e controles internos.

Um dos objetivos era manter o processo de centralização e digitalização de todos os documentos em Scanning Centers, a fim de agilizar o processo de pagamento aos fornecedores e contribuir para as melhorias dos controles já existentes. Outro objetivo importante era permitir ao Contas a Pagar acesso imediato e total visibilidade das imagens geradas pelos Scanner Centers. Com base nesses imagens, o Contas a Pagar seria capaz de processar os pagamentos com segurança, em um prazo bastante confortável. “Por ser uma área de missão crítica dentro da empresa, precisávamos ter uma ferramenta que se moldasse às nossas necessidades e características, sendo a mesma implementada em um prazo bastante curto de tempo”, lembra Carlos Arévalo. O processo se inicia quando as notas fiscais são encaminhadas para as centrais de processamento (Scanning Center) instaladas nas cidades de Curitiba e Rio de Janeiro (duas). Após o processamento e não sendo encontrada nenhuma divergência, as notas fiscais são digitalizadas e as suas imagens codificadas e transmitidas, via web, para o Contas a Pagar.

Utilizando o recurso de “fila de processamento”, da ferramenta WebDesk, os analistas de Contas a Pagar realizam marcações nas imagens indicando sua finalização. Caso o documento apresente alguma inconsistência (por exemplo, imagem ilegível) o analista envia a imagem para o processamento, a fim de se obter uma nova digitalização das notas e/ou dos anexos que compõe todo o processo. Caso o analista necessite priorizar determinados documentos, ele pode enviá-lo para uma fila de pendência com uma identificação própria, fazendo com que todos os envolvidos priorizem sua checagem.

Enfim, a ferramenta dispõe de vários recursos de tratamento das imagens, de forma a manter agilidade e controle, mesmo sobre os processos que não se apresentam corretos desde o início.

O conceito de Workflow/BPM, suportado pela ferramenta permitiu, além da implantação de um processo, a criação de indicadores e relatórios com diversos cruzamentos que auxiliam a gerência do departamento da Cosan em suas tomadas de decisões. “A nossa experiência em ECM proporcionou uma elevação na gestão de serviços da Cosan Combustíveis e Lubrificantes e possibilitou ao cliente aumentar sua eficiência operacional em seu crítico processo de negócio”, reforça Gilmar Hansen, diretor executivo da Datasul ECM.

A Datasul ECM possui soluções para Gestão de Conteúdo, Integração e Automação de processos que eleverão os resultados de sua empresa! Entre em contato conosco agora mesmo e descubra muito mais! Ou acesse nosso portal www.datasul.com.br/franquias/ecm

Fonte: Document Management


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