Conheça os pacotes de processos do TOTVS ECM PME

Em função do grande número de pedidos colocamos mais detalhes dos processos templates que acompanham a oferta TOTVS ECM PME. Ela foi adicionada a apresentação da oferta padrão.

TOTVS ECM 3.00 PME

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Mail Management com TOTVS ECM 3.00

Acabamos de liberar um vídeo protótipo sobre a integração do Outlook 2007 com o CMS do TOTVS ECM 3.00.

A integração será feita através da camada de serviços do produto que está escrito em JAVA J2EE

Super CASE Datasul ECM

Em tempo Recorde, Cosan implanta solução de Gerenciamento de Conteúdo Em apenas 60 dias, a Cosan implantou uma solução de Gerenciamento de Conteúdo com ganhos de agilidade e controle em uma área crítica Após ter sido adquirida pela Cosan S.A. em novembro de 2008, a Cosan Combustíveis e Lubrificantes S.A. precisava desenvolver uma ferramenta que permitisse agilidade e controle sobre as mais de 300 Notas Fiscais recebidas diariamente de seus fornecedores de produtos e serviços, em três pontos diferentes localizados em dois Estados onde mantém centrais de recebimento de documentos. O desafio era manter a qualidade dos processos herdados da gestão anterior e não permitiu nenhuma solução de continuidade entre o formato existente e a nova solução. Todo o movimento deveria acontecer sem que nenhum dos seus mais de 9.000 fornecedores percebessem a mudança. A partir de soluções modelo, já utilizadas pela Datasul/TOTVS em seu módulo WebDesk, a equipe de desenvolvimento coordenada por Carlos Leoncio Núñez Arévalo da Cosan e Fabio DAgostin da franquia Datasul ECM, pertencente ao Grupo TOTVS, modelou a ferramenta de maneira a permitir que os documentos recebidos, em qualquer um dos três locais, fossem reconhecidos imediatamente em seus sistemas de controle, incluindo as funções fiscais e de contabilidade. Para isso foram combinadas as funcionalidades de Digitalização, Gestão Eletrônica de Documentos e Workflow/BPM desenvolvidas pela Datasul, com a experiência bem sucedida da Cosan em gestão de documentos e controles internos. Um dos objetivos era manter o processo de centralização e digitalização de todos os documentos em Scanning Centers, a fim de agilizar o processo de pagamento aos fornecedores e contribuir para as melhorias dos controles já existentes. Outro objetivo importante era permitir ao Contas a Pagar acesso imediato e total visibilidade das imagens geradas pelos Scanner Centers. Com base nesses imagens, o Contas a Pagar seria capaz de processar os pagamentos com segurança, em um prazo bastante confortável. “Por ser uma área de missão crítica dentro da empresa, precisávamos ter uma ferramenta que se moldasse às nossas necessidades e características, sendo a mesma implementada em um prazo bastante curto de tempo”, lembra Carlos Arévalo. O processo se inicia quando as notas fiscais são encaminhadas para as centrais de processamento (Scanning Center) instaladas nas cidades de Curitiba e Rio de Janeiro (duas). Após o processamento e não sendo encontrada nenhuma divergência, as notas fiscais são digitalizadas e as suas imagens codificadas e transmitidas, via web, para o Contas a Pagar. Utilizando o recurso de “fila de processamento”, da ferramenta WebDesk, os analistas de Contas a Pagar realizam marcações nas imagens indicando sua finalização. Caso o documento apresente alguma inconsistência (por exemplo, imagem ilegível) o analista envia a imagem para o processamento, a fim de se obter uma nova digitalização das notas e/ou dos anexos que compõe todo o processo. Caso o analista necessite priorizar determinados documentos, ele pode enviá-lo para uma fila de pendência com uma identificação própria, fazendo com que todos os envolvidos priorizem sua checagem. Enfim, a ferramenta dispõe de vários recursos de tratamento das imagens, de forma a manter agilidade e controle, mesmo sobre os processos que não se apresentam corretos desde o início. O conceito de Workflow/BPM, suportado pela ferramenta permitiu, além da implantação de um processo, a criação de indicadores e relatórios com diversos cruzamentos que auxiliam a gerência do departamento da Cosan em suas tomadas de decisões. “A nossa experiência em ECM proporcionou uma elevação na gestão de serviços da Cosan Combustíveis e Lubrificantes e possibilitou ao cliente aumentar sua eficiência operacional em seu crítico processo de negócio”, reforça Gilmar Hansen, diretor executivo da Datasul ECM. A Datasul ECM possui soluções para Gestão de Conteúdo, Integração e Automação de processos que eleverão os resultados de sua empresa! Entre em contato conosco agora mesmo e descubra muito mais! Ou acesse nosso portal www.datasul.com.br/franquias/ecm Fonte: Document Management

Datasul ECM é prestigiada por seus clientes e parceiros na Infoimagem 2008!

Foi com sucesso que a Datasul ECM marcou presença na Infoimagem 2008 e contou com o prestígio de seus clientes e parceiros, que puderam ver na prática como a solução Datasul By You ;-) ECM é flexível e pode atender com tranquilidade as necessidades de empresas dos mais diversos segmentos, já que integra soluções de Gestão de Documentos, Portal Corporativo/Intranets, Gestão da Qualidade e Workflow/BPM em único produto que agora conta novos recursos de colaboração da Web 2.00, modelo SaaS bem como nova interface Flex baseada no conceito RIA – Rich Internet Application.

Marcaram presença no estande da Datasul ECM, mais de 100 empresas tais como: TIM, PERNAMBUCANAS, MILENIA, VICUNHA, JARAGUÁ EQUIPAMENTOS, CSN, BNDES, ELETROBRÁS, PRODEMGE, SESI/FIEP-PR, ATENTO, ANAC, COIMEX, SÉCULUS RELÓGIOS, TECBAN, TSE, TRF, CAIXA ECONOMICA FEDERAL, PROCERGS, CBLC, COPEL, PETROBRAS, UNIBANCO, BIC BANCO, entre outras, além dos parceiros METROFILE, CYGNI e KOFAX .

A INFOIMAGEM foi idealizada para disseminar o ECM – Enterprise Content Management e GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos e tecnologias associadas, todas voltadas para o completo e eficaz gerenciamento do ciclo de vida de informações, documentos e conteúdos.

O evento ocorreu de 9 a 11 de setembro no Centro de Convenções Frei Caneca, em São Paulo.

Fotos do evento podem ser visualizadas em http://cenadem.com.br/infoimagem/noticias_fotos.php

Confira abaixo fotos do estande da Datasul ECM:

Roland Muller, Executivo de Vendas SP, demonstra o conceito RIA na prática.

Carlos Pereira, Diretor de Serviços, conversa com visitantes.

Gilmar Hansen, Diretor Executivo, tira dúvidas do visitantes.

Gilmar Hansen e Valeria, Executiva da Cygni, parceira da Datasul ECM.

Carlos Pereira exibe interface do Datasul By You ;-) ECM.

Gilmar Hansen recebe visitantes do estande.

Datasul na Infoimagem 2008

A Datasul ECM participará da Infoimagem 2008 com um estande onde apresentará o Novo DATASUL BY YOU ECM.

Veja o convite e participe!

Pesquisa do Estado da Arte do Mercado de ECM e GED, concluída em julho de 2008 pelo IPC – Instituto de Pesquisas CENADEM.

73% dos pesquisados pretendem implantar ECM ou GED Para 55% das empresas, mais de 60% da documentação continua em papel Mais de 81% dos entrevistados desperdiçam uma hora por dia de trabalho localizando informações O ECM e GED empregam no Brasil um mínimo de 58.720 funcionários Cerca de 263% das empresas pretendem implantar sistemas diversos para solucionar problemas de documentação O mercado fornecedor de produtos, hardware, software e serviços no Brasil está na casa de R$ 1,5 bilhão por ano Os usuários dessas tecnologias pretendem investir cerca de R$ 250 milhões ano Os principais motivadores para implantar as tecnologias de ECM e GED são, nessa ordem: melhorar a eficiência, dar respostas mais rápidas, melhorar atendimento ao cliente e reduzir custos. 95% dos entrevistados declararam que um sistema eficaz de documentação é importante e muito importante na defesa de processos judiciais

Integração + Conteúdo + Colaboração = Intranets e Portais Corporativos avançados

Onde intranets e portais corporativos agregam valor? O que eles fazem que nenhum outro sistema faz? Onde focar a construção do seu ambiente digital corporativo para tirar o que ele oferece de melhor? As respostas podem estar na equação acima, que este artigo procura detalhar.

Para que serve sua intranet? O que um portal tem que nenhum outro sistema já criado possui? Quais são seus diferenciais máximos e onde eles agregam valor?

Estas são questões que muitas vezes esbarram em respostas muito amplas (portal = panacéia) ou muito estreitas (viciadas pela voz/papel do seu interlocutor).

Eis que surge, nesse mar de confusão, o PCC. Não, não é o que você está pensando: felizmente, o assunto aqui nada tem a ver com facções criminosas, mas sim com uma sigla que vem se consolidando, aqui e lá fora, para definir o universo de atuação das intranets e portais.

“E daí? Mais uma buzzword?”. Sim. E não. Segundo consta, quem cunhou a expressão “Portals, Content and Collaboration” (Portal, Conteúdo e Colaboração) foi o Gartner – maior produtor mundial de buzzwords… Mas, olhando com mais atenção, dá para notar que eles conseguiram “colocar o ovo em pé” – conseguiram demarcar claramente, pela primeira vez, o universo de atuação dos ambientes digitais corporativos, o que nos ajuda muito a entender onde eles agregam efetivo valor.

Ajuda também a definir o que não é escopo específico de um portal corporativo, embora possa estar integrado sob o seu guarda-chuva (como o e-learning) ou tenha nítida área de tangência com seus objetivos (como o BI – bussiness inteligence).

Em bom Português, significa dizer, em alto e bom som, que intranets e portais servem para três coisas (e, sobretudo, são o melhor que há em cada uma delas):

• PORTAL = Tecnologia/Integração = integrar e orquestrar sistemas de forma mais racional, para a TI, e amigável, para o tomador de decisão/usuário;
• CONTENT = Conteúdo = promover a produção, acesso, uso, reuso e guarda dos muitos conteúdos produzidos no ambiente corporativo;
• COLLABORATION = Colaboração = estabelecer a aproximação, mediada e apoiada pela tecnologia, dos cérebros e talentos da organização.

De certa forma, tem tudo a ver com a abordagem que defendo há tempos: o ambiente digital corporativo deve ser um elemento integrado (orquestração tecnológica) e integrador (aproximando pessoas de conteúdos e pessoas de pessoas). É por isso (e também para fugir da malfadada sigla) que a melhor tradução para o Português me parece ser “Integração (em TI), Conteúdo e Colaboração”. E, a partir dessa visão, construí o diagrama abaixo:

Por: Intranet Portal

Caso tenha interesse em conhecer mais sobre nossas soluções para Intranet, clique aqui e envie seu comentário, ou dúvida, para nossos especialistas, ou acesse nosso portal www.datasul.com.br/franquias/ecm

Trabalhando processos de negócio

Tudo que nós produzimos, tanto em nossas organizações quanto na vida pessoal, nós o fazemos por meio de processos. Se nossa organização produz sorvetes, ela o faz por meio de diversos processos. Produz televisores? Idem. Aparelhos de DVD, celulares, tudo que produzimos nós o fazemos executando uma série de processos.

Na nossa vida pessoal também executamos processos para fazermos tudo que queremos ou necessitamos fazer. Embora ninguém vá querer documentá-los e gerenciá-los como fazemos nas organizações. Precisamos entender de processos a partir das suas características essenciais. Por isso vamos começar pela classificação aceita universalmente dos mesmos.

Tipos de processos de negócio: primário e secundário. Natureza dos processos de negócio: industriais de manufatura discreta e contínua (de transformação) e de serviços. Estes processos são invariavelmente processos primários. Já os secundários são processos ligados ao apoio de todos os processos, inclusive dos próprios. Entretanto, qualquer que seja o tipo e a natureza dos processos de negócio, todos eles têm vários elementos em comum e um dos mais importantes é justamente a documentação. As documentações mais importantes encontradas em todos os processos são a estratégica, a operacional e a técnica.

Existem outras, mas não vou explicitá-las agora. Na documentação estratégica estão: o plano estratégico e seus objetivos; as políticas e normas que orientam o modo de fazer negócio da organização e servem de base para os processos de negócio. Sem dúvida, que o plano estratégico não é exclusividade dos processos de negócio, mas eles servem para embasar a criação de todos eles, pois todos os processos têm que estar direta ou indiretamente ligados ao planejamento estratégico da organização.

Na documentação operacional estão os manuais dos processos de negócio da organização, tantos os dos processos primários quanto os dos processos secundários. São estes manuais que descrevem os elementos dos processos de negócio e é com eles que podemos produzir bens e serviços com qualidade, eficiência e eficácia. Na documentação técnica estão todos os manuais de equipamentos, máquinas e quaisquer outros dispositivos usados pelos processos de negócio. Por esta breve introdução sobre os tipos de documentação existentes (ou que deveriam existir) nos processos de negócio você pode concluir como a gestão documental é importante. Infelizmente, esta documentação na maioria das organizações não existe ou na melhor das hipóteses existe pela metade, fazendo com que os processos de negócio produzam bens e serviços sem qualidade nem no processo em si e nem no produto.

Além do que, a falta desta documentação impede que os processos sejam formalmente conhecidos e com isto possam ser continuamente melhorados, pois se não sabemos “como estamos produzindo” fica impossível sabermos “o que e como podemos melhorar.” Para evoluirmos nesta discussão tomemos em conta uma questão básica sobre processos de negócio: a definição do produto. A questão é: sair fazendo ou projetar antes de fazer? Por exemplo, procure saber onde está o documento que “projetou” cada produto que sua organização produz. Eles existem? Ah! Você não sabe responder? Então é provável que eles não existam. Bom, se os documentos dos “projetos dos produtos” não existem a pergunta seguinte é: como base em quais dados, informações, conhecimentos os processos de negócio que produzem tais produtos foram criados? Em resumo, se sua organização não tem documentos dos “projetos dos produtos” conseqüentemente os processos que os produzem são completamente informais e como conseqüência disto todo mundo faz o melhor que pode sem nenhuma garantia de que estão fazendo “a coisa certa” e muito menos com qualidade, tanto no processo quanto no produto.

Desta forma fica impossível melhorarmos o que estamos fazendo porque estaremos invariavelmente atacando os efeitos e não as causas dos problemas. O projeto do produto é tão importante que algumas normas, como a NBR ISO 10007:2005 dispõe sobre as Diretrizes para a Gestão de Configuração. A norma 10007, que trata da gestão de configuração é diferente das outras normas porque está na raiz do produto que será produzido. Quer seja serviço quer seja bem, o propósito da 10007 é o de especificar como cada um dos produtos deve ser configurado, quem pode configurá-los, como são feitas as modificações e/ou atualizações nos produtos e como manter a rastreabilidade de tais intervenções. Pense nisso quando olhar para dentro da sua própria organização.

Geralmente as pessoas pensam apenas nos arquivos ativos e inativos (não repita que existem arquivos mortos, os profissionais ligados à ciência da informação não gostam deste termo!) quando se referem à gestão documental. Até mesmo a maioria dos profissionais ligados à área de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) se preocupa muito mais (quando não somente) com a documentação técnica do que com a estratégica ou a operacional, o que até certo ponto é compreensível, pois documentar, organizar e guardar informações sobre processos de negócio é tarefa que a maioria desconhece, pelo menos com o grau de detalhamento que este universo exige.

Por: Document Magement

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Captura distribuída no contexto dos negócios

O termo “capturar” , em português, ou “capture” , em inglês, vai além da digitalização de documentos, pois engloba um conjunto de tecnologias que são capazes de inserir documentos e dados no contexto dos negócios, com soluções adequadas a cada necessidade e cenário.

Tradicionalmente, a captura centralizada exige o envio dos documentos para os locais onde o trabalho é realizado. Por outro lado, a captura distribuída possibilita que o trabalho seja feito nas “pontas”, onde o documento é criado. Como exemplo, podemos citar os correspondentes bancários fechando operações de empréstimo na casa do seu cliente.

As soluções de captura distribuída têm evoluído, pois muitas empresas precisam trazer imagens e documentos para dentro do processo desde sua criação, com o intuito de fechar negócios com maior segurança, agilidade e confiança.

A necessidade crescente por agilidade, somada à redução de custos, tem levado as empresas com múltiplas unidades a transferirem os profissionais com conhecimento no negócio, reunindo-os em CSC – Centro de Serviços Compartilhados que presta serviços para diversas áreas da empresa como: Administração de Portarias de Fábricas, Aprovação de Crédito, Administração de RH e Análise de despesas de Viagem, entre outros. Desse modo, reduzem-se recursos humanos e expertise nos demais pontos da empresa, e o CSC passa a trabalhar com dados e documentos eletrônicos no momento em que eles chegam. Uma solução importante nestes casos é a captura distribuída integrada com tecnologia de Workflow, que garante redução de custos sem perda de ritmo, controle e agilidade na execução dos serviços consumidos pelos departamentos da empresa.

Impulsionadas pelo mercado, a indústria de hardware e software cria soluções voltadas para o negócio. Aqui se encaixam os equipamentos multifuncionais e scanners mais simples que serão utilizados para digitalização descentralizada. Os recursos passam a ser consumidos de maneira diferente, tais como a necessidade de banda para trafegar os documentos para o servidor central e o uso das tecnologias aplicadas em momentos diferentes dos processos tradicionais de digitalização centralizada. Neste ponto, destacam-se o uso de soluções baseadas na WEB, agentes de upload para sincronização de dados e documentos, Web Services, Workflow para controle dos processos, etc. Na digitalização distribuída, a aplicação dos recursos está totalmente ligada à necessidade do negócio. Considerando uma financeira que trabalhe com o conceito de análise centralizada das propostas de crédito, além de ter o resultado das pesquisas feitas junto aos órgãos de proteção ao crédito, é importante poder exercer análise visual nos documentos apresentados. Nesses casos, os analistas têm a capacidade de interpretar os documentos em busca de indícios de fraudes (como uma troca de fotografia), o que seria impossível de ser feito caso o documento fosse digitalizado e salvo em preto e branco, antes da análise.

A utilização do fax encaixa-se também como captura distribuída e pode ser considerada uma solução nos casos em que não é possível (ou viável) uma infra-estrutura com scanners, banda larga, etc. A integração de servidores de fax com soluções automáticas de importação e tratamento de imagens e sua inserção no processo de negócio torna possível controlar o que deve ser feito com cada documento recebido.

As soluções de captura devem tratar a diversidade de tipos de documentos, origens, formatos e qualidade, e essas diferenças devem ser previstas no projeto, para a escolha da tecnologia mais indicada para cada fase do processo.

Os projetos que consideram a captura distribuída precisam prever a possibilidade da queda ou restrição de link com o servidor, que pode resultar em atraso no processo e no trabalho de digitalização e análise dos documentos. Para isso, há soluções para os usuários trabalharem desconectados do Servidor Central, até o restabelecimento da conexão, quando é realizado o upload.

O importante para executar o trabalho da melhor maneira, independentemente da opção, é observar os conceitos e as boas práticas e considerar o negócio em que se insere o documento, pois o contexto e a realidade do tipo de negócio é que definem a solução aplicada.

Fonte: CENADEM

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Eficiência nos processos operacionais e inteligência nas informações estratégicas com o novo DATASUL BY YOU ;-) ECM

A já consagrada solução Datasul para Gestão de Conteúdo e Processos, agora em nova versão. O Datasul By You ;-) ECM, permite que documentos e processos da sua empresa saiam do papel e se transformem em ativos da informação que reduzem custos operacionais com mais eficiência nos processos de negócio e agregam inteligência às informações estratégicas. Colabore documentos, publique conteúdo, desenhe e implemente aplicações de Workflow/BPM agora com plataforma JAVA Web 2.00 e interface RIA Adobe Flex no novo Datasul By You ;-) ECM. Feito por você!

Novidades desta versão

.Nova interface baseada no conceito touch;
.Otimização dos recursos de edição e colaboração;
.Otimização do mecanismo de publicação de formulários;
.Novo mecanismo para login integrado com Single Sign on;
.Novo gerenciamento de eliminação e recuperação de documentos;
.Incorporação de novas características de administração de conteúdo;
.Otimização dos recursos de pesquisa e navegação de pastas e documentos;
.Incorporação de características da Web 2.00 com novo módulo de Blog e Wiki;
.Suporte a vários repositórios de processos e documentos em uma mesma instalação (SaaS).

Caracterísiticas

.Multi-organização com suporte a tecnologias SaaS
.Plataforma JAVA com servidor de aplicação aberto;
.Interface com tecnologia RIA (Rich Internet Aplication) Adobe Flex ;
.Compatível com vários bancos de dados como: MySQL, SQLServer, DB2, Orcacle e Progress.

Por: CarlosASPJLLE

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