Super CASE Datasul ECM

Em tempo Recorde, Cosan implanta solução de Gerenciamento de Conteúdo Em apenas 60 dias, a Cosan implantou uma solução de Gerenciamento de Conteúdo com ganhos de agilidade e controle em uma área crítica Após ter sido adquirida pela Cosan S.A. em novembro de 2008, a Cosan Combustíveis e Lubrificantes S.A. precisava desenvolver uma ferramenta que permitisse agilidade e controle sobre as mais de 300 Notas Fiscais recebidas diariamente de seus fornecedores de produtos e serviços, em três pontos diferentes localizados em dois Estados onde mantém centrais de recebimento de documentos. O desafio era manter a qualidade dos processos herdados da gestão anterior e não permitiu nenhuma solução de continuidade entre o formato existente e a nova solução. Todo o movimento deveria acontecer sem que nenhum dos seus mais de 9.000 fornecedores percebessem a mudança. A partir de soluções modelo, já utilizadas pela Datasul/TOTVS em seu módulo WebDesk, a equipe de desenvolvimento coordenada por Carlos Leoncio Núñez Arévalo da Cosan e Fabio DAgostin da franquia Datasul ECM, pertencente ao Grupo TOTVS, modelou a ferramenta de maneira a permitir que os documentos recebidos, em qualquer um dos três locais, fossem reconhecidos imediatamente em seus sistemas de controle, incluindo as funções fiscais e de contabilidade. Para isso foram combinadas as funcionalidades de Digitalização, Gestão Eletrônica de Documentos e Workflow/BPM desenvolvidas pela Datasul, com a experiência bem sucedida da Cosan em gestão de documentos e controles internos. Um dos objetivos era manter o processo de centralização e digitalização de todos os documentos em Scanning Centers, a fim de agilizar o processo de pagamento aos fornecedores e contribuir para as melhorias dos controles já existentes. Outro objetivo importante era permitir ao Contas a Pagar acesso imediato e total visibilidade das imagens geradas pelos Scanner Centers. Com base nesses imagens, o Contas a Pagar seria capaz de processar os pagamentos com segurança, em um prazo bastante confortável. “Por ser uma área de missão crítica dentro da empresa, precisávamos ter uma ferramenta que se moldasse às nossas necessidades e características, sendo a mesma implementada em um prazo bastante curto de tempo”, lembra Carlos Arévalo. O processo se inicia quando as notas fiscais são encaminhadas para as centrais de processamento (Scanning Center) instaladas nas cidades de Curitiba e Rio de Janeiro (duas). Após o processamento e não sendo encontrada nenhuma divergência, as notas fiscais são digitalizadas e as suas imagens codificadas e transmitidas, via web, para o Contas a Pagar. Utilizando o recurso de “fila de processamento”, da ferramenta WebDesk, os analistas de Contas a Pagar realizam marcações nas imagens indicando sua finalização. Caso o documento apresente alguma inconsistência (por exemplo, imagem ilegível) o analista envia a imagem para o processamento, a fim de se obter uma nova digitalização das notas e/ou dos anexos que compõe todo o processo. Caso o analista necessite priorizar determinados documentos, ele pode enviá-lo para uma fila de pendência com uma identificação própria, fazendo com que todos os envolvidos priorizem sua checagem. Enfim, a ferramenta dispõe de vários recursos de tratamento das imagens, de forma a manter agilidade e controle, mesmo sobre os processos que não se apresentam corretos desde o início. O conceito de Workflow/BPM, suportado pela ferramenta permitiu, além da implantação de um processo, a criação de indicadores e relatórios com diversos cruzamentos que auxiliam a gerência do departamento da Cosan em suas tomadas de decisões. “A nossa experiência em ECM proporcionou uma elevação na gestão de serviços da Cosan Combustíveis e Lubrificantes e possibilitou ao cliente aumentar sua eficiência operacional em seu crítico processo de negócio”, reforça Gilmar Hansen, diretor executivo da Datasul ECM. A Datasul ECM possui soluções para Gestão de Conteúdo, Integração e Automação de processos que eleverão os resultados de sua empresa! Entre em contato conosco agora mesmo e descubra muito mais! Ou acesse nosso portal www.datasul.com.br/franquias/ecm Fonte: Document Management

Captura distribuída no contexto dos negócios

O termo “capturar” , em português, ou “capture” , em inglês, vai além da digitalização de documentos, pois engloba um conjunto de tecnologias que são capazes de inserir documentos e dados no contexto dos negócios, com soluções adequadas a cada necessidade e cenário.

Tradicionalmente, a captura centralizada exige o envio dos documentos para os locais onde o trabalho é realizado. Por outro lado, a captura distribuída possibilita que o trabalho seja feito nas “pontas”, onde o documento é criado. Como exemplo, podemos citar os correspondentes bancários fechando operações de empréstimo na casa do seu cliente.

As soluções de captura distribuída têm evoluído, pois muitas empresas precisam trazer imagens e documentos para dentro do processo desde sua criação, com o intuito de fechar negócios com maior segurança, agilidade e confiança.

A necessidade crescente por agilidade, somada à redução de custos, tem levado as empresas com múltiplas unidades a transferirem os profissionais com conhecimento no negócio, reunindo-os em CSC – Centro de Serviços Compartilhados que presta serviços para diversas áreas da empresa como: Administração de Portarias de Fábricas, Aprovação de Crédito, Administração de RH e Análise de despesas de Viagem, entre outros. Desse modo, reduzem-se recursos humanos e expertise nos demais pontos da empresa, e o CSC passa a trabalhar com dados e documentos eletrônicos no momento em que eles chegam. Uma solução importante nestes casos é a captura distribuída integrada com tecnologia de Workflow, que garante redução de custos sem perda de ritmo, controle e agilidade na execução dos serviços consumidos pelos departamentos da empresa.

Impulsionadas pelo mercado, a indústria de hardware e software cria soluções voltadas para o negócio. Aqui se encaixam os equipamentos multifuncionais e scanners mais simples que serão utilizados para digitalização descentralizada. Os recursos passam a ser consumidos de maneira diferente, tais como a necessidade de banda para trafegar os documentos para o servidor central e o uso das tecnologias aplicadas em momentos diferentes dos processos tradicionais de digitalização centralizada. Neste ponto, destacam-se o uso de soluções baseadas na WEB, agentes de upload para sincronização de dados e documentos, Web Services, Workflow para controle dos processos, etc. Na digitalização distribuída, a aplicação dos recursos está totalmente ligada à necessidade do negócio. Considerando uma financeira que trabalhe com o conceito de análise centralizada das propostas de crédito, além de ter o resultado das pesquisas feitas junto aos órgãos de proteção ao crédito, é importante poder exercer análise visual nos documentos apresentados. Nesses casos, os analistas têm a capacidade de interpretar os documentos em busca de indícios de fraudes (como uma troca de fotografia), o que seria impossível de ser feito caso o documento fosse digitalizado e salvo em preto e branco, antes da análise.

A utilização do fax encaixa-se também como captura distribuída e pode ser considerada uma solução nos casos em que não é possível (ou viável) uma infra-estrutura com scanners, banda larga, etc. A integração de servidores de fax com soluções automáticas de importação e tratamento de imagens e sua inserção no processo de negócio torna possível controlar o que deve ser feito com cada documento recebido.

As soluções de captura devem tratar a diversidade de tipos de documentos, origens, formatos e qualidade, e essas diferenças devem ser previstas no projeto, para a escolha da tecnologia mais indicada para cada fase do processo.

Os projetos que consideram a captura distribuída precisam prever a possibilidade da queda ou restrição de link com o servidor, que pode resultar em atraso no processo e no trabalho de digitalização e análise dos documentos. Para isso, há soluções para os usuários trabalharem desconectados do Servidor Central, até o restabelecimento da conexão, quando é realizado o upload.

O importante para executar o trabalho da melhor maneira, independentemente da opção, é observar os conceitos e as boas práticas e considerar o negócio em que se insere o documento, pois o contexto e a realidade do tipo de negócio é que definem a solução aplicada.

Fonte: CENADEM

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