A Metrofile, empresa do Grupo Metropolitan, especializada na guarda e gestão de documentos físicos e também em BPO de Processos, querendo superar problemas de controle e gestão de informação em seus processos internos, escolheu a Datasul ECM para implantar a solução Datasul By You ECM.
Alguns processos interdepartamentais utilizavam formulários em papel, o que causava eventuais extravios e atrasos. Além disso, por exemplo, no caso das requisições de materiais, os formulários em papel não possibilitavam o registro exato da hora do recebimento das requisições.
| Nesse caso, a entrega dos formulários era feita pelo próprio funcionário, gerando, muitas vezes, perda de tempo e uma “fila” de funcionários ociosos enquanto aguardavam o material. |
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Outros processos utilizavam o e-mail para troca de informações. Mas, mesmo sendo um processo eletrônico, não havia um correto gerenciamento das informações recebidas e descritas no próprio corpo do e-mail.
A falta de um acompanhamento era evidente, já que apenas os funcionários diretamente envolvidos sabiam em que atividade se localizava.
Diante desse cenário, tornou-se necessária a utilização de uma ferramenta de gestão de fluxo de processos, a fim de se obter um acompanhamento mais eficiente e produtivo, resolvendo assim, os problemas internos de disseminação, controle e gestão de informações e conhecimentos.
Depois de uma pesquisa e análise de várias ferramentas, a Metrofile optou pelo Datasul By You ECM, desenvolvido pela Datasul.
Logo após a instalação do sistema e dos treinamentos, foi implantado como projeto-piloto o processo de análise e formatação de propostas para os clientes, que passa pelos principais setores da empresa, começando com os dados do cliente trazidos pelos contatos comerciais, que preenchem o formulário específico no Datasul By You ECM, iniciando o processo.
Esse formulário é passado para a área de engenharia, para análises de custo e viabilidade técnica, e posteriormente para a área de produção, onde são feitos eventuais comentários a respeito de aspectos produtivos do processo e possíveis demonstrativos. Por fim, retorna ao departamento comercial para formatação da proposta final.
Após a aprovação do fluxo pelas áreas envolvidas, foi implantado o processo de requisição de materiais ao almoxarifado, que abrange usuários de todos os setores da empresa. Atualmente, existem três processos em produção e mais dois em desenvolvimento, atingindo mais de 200 requisições no período de dois meses.
Com os processos implantados no Datasul By You ECM , foram obtidos, além do controle pleno do processo, um ganho de tempo de resposta, tanto interno quanto para as propostas apresentadas aos clientes. Também foram eliminados atrasos no recolhimento dos materiais no almoxarifado, o que provocava um atraso relativo na produção.
As áreas envolvidos nesses processos demonstraram satisfação com os resultados obtidos e se adaptaram rapidamente ao novo ambiente.
Agilidade e objetividade são as palavras usadas por Luiz Renato da Silva Ferreira , analista de Negócios da Metrofile, ao descrever sua experiência com a ferramenta: “Com o ECM, ganhamos mais objetividade e agilidade na troca de informações, pois como os e-mails eram copiados para muitas pessoas, havia muita perda de tempo. Os prazos para as atividades deixaram o processo bem mais ágil, reduzindo significativamente o número de atrasos entre o início e seu final. Outra vantagem foi o acesso ao histórico, o que facilitou muito o processo de implantação, pois era muito difícil colher as informações necessárias nos e-mails trocados durante o processo”, finaliza ele.
Os resultados do projeto foram tão significativos que culminaram na assinatura de um contrato de parceria entre a Datasul ECM e Metrofile que agora já oferecem em conjunto a única solução completa para gestão de documentos físicos e digitais do mercado brasileiro.
Por: CarlosASPJLLE
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Carlos Pereira