Fonte: Revista Document Management
Quem são os CDO – Chief Document Officers no Brasil. Qual o perfil, como são e o que fazem estes profissionais.
Naquela matéria de dois anos atrás, o professor Peter Richardson da Queens School of Business do Canadá já previa que as empresas estavam despertando para o uso das informações para obterem vantagens competitivas e para que isso pudesse se tornar realidade, a figura fundamental para gerir as tecnologias de ECM e todos os processos de gestão documental, viáveis para toda a corporação, era o CDO – Chief Document Officer. O professor comparava a evolução da carreira do CDO à ascenção que houvera 20 anos antes com o “insensado” CIO – Chief Information Officer, dada a relevância da tecnologia para o processo de negócios das empresas.
Nada mais natural que ao perceberem a importância do conteúdo das informações para auxiliar decisões importantes e estratégicas para os negócios (isso, sem contar com decisões que envolvem mudanças de processos, compliance, conhecimento e memórias das empresas), que este profissional fosse alçado ao boarding das companhias.
Tanto no Brasil, assim como em outros países da América Latina, a definição de quem é este profissional também é nebulosa e sua presença em empresas de vários portes, acontece timidamente. A exemplo do que acontece nos Estados Unidos e no Reino Unido, muitas das grandes corporações possuem profissionais que atuam como CDO (ou tem a função de), embora não tenham essa denominação.
Conforme descreve o professor e consultor, Tadeu Cruz, numa análise bem ampla, o perfil deste profssional começou a se desenhar há muito tempo atrás. Suas origens estão na formação dos profissionais de O&M – Organização e Métodos que ganhou novos ares e nova sistemática e evoluiu para os profissionais que aplicam o BPM – Business Process Management. “Há tempos o profissional de O&M não existe mais dentro das empresas. E ainda há uma confusão imensa no que diz respeito a quem cabe a função de gerenciar os documentos corporativos. A função foi “anexada” pelos profissionais de TI, ou pelo CIO – Chief Information Officer. Mas isso é misturar os assuntos. O profissional de TI tem sua função própria e é importante nesta função. A gestão de documentos exige mais do profissional a especificidade, o processo que é a base de toda a metodologia para aplicação apropriada das tecnologias nesta área do conhecimento”, reforça Cruz.
Segundo ele o perfil deste profissional está muito mais próximo do Analista de Processos, já que a documentação se integra aos processos corporativos e assim esta figura do CDO se alinha com o que poderia se chamar de CKO – Chief Knowledge Officer – aquele que se preocupa em reunir e difundir o conhecimento dentro da organização.
“O profissional da área de gestão de documentos precisa gostar de documentar, gostar de aplicar a metodologia e a organização, precisa entender de tecnologia e entender os conceitos para fazer a gestão acontecer”, recomenda o professor.
“Ainda falta para as corporações dar a devida importância para o profissional de gestão de documentos e levá-lo ao board da empresa para que ele participe das tomadas de decisão, pois a ele cabe entender a organização como um todo, conhecer os processos e difundir a cultura e o conhecimento dentro da organização”, reforça.
Economize dinheiro através do papel e documentos de transporte – e reduza o impacto ambiental ao mesmo tempo. Um estudo realizado em 4 empresas (patrocinado pelo site AIIM GREEN ECM – www.aiim.org/green-ecm) quantificou o custo direto e a redução do impacto ambiental através da implementação de Tecnologias ECM ao invés do manuseio de papel.
Aumente a efetividade de seus principais processos de negócio. Pense nos benefícios das Tecnologias ECM aplicadas a um único processo CORE de sua empresa. O correto manuseio de documentos financeiros permite que uma equipe de contas à pagar possa pagar notas fiscais mais rapidamente, tirando vantagens de descontos por pagamento antecipado. Permite que um time de contas à receber possa melhorar seu fluxo de caixa e reduzir o tempo de recebimento das vendas, quanto elas estiverem num ápice. O custo de processamento de notas fiscais pode geralmente ser reduzida em 90%, criando economias que refletem diretamente no resultado da operação. Esse tipo de economia pode ser facilmente aplicada para qualquer outro processo de negócio onde se faça uso intenso de papel, gerando benefícios para o resultado da empresa e para o meio ambiente.
Integre definitivamente as suas operações de campo. A aplicação de tecnologia de captura distribuída – utilizando um scanner em um escritório regional para processar localmente o papel gerado e armazená-lo eletronicamente de forma centralizada – é algo fácil de ser implementado para a maioria das empresas. Soluções de captura distribuída geralmente são pagas pela simples redução dos custos de postagens e correios. Através disso é possível tirar meios de transporte das estradas gerando benefícios diretos para o meio ambiente.
Reduza o custo imobiliário. Menos papel significa menos armários para depósitos e menos custos imobiliários. O que também reduz significativamente o seu impacto no meio ambiente.
Impulsione a produtividade dos funcionários. Através da digitalização do máximo de informação possível, é alcançado um nível empresarial que permite que seus funcionários tenham muito mais flexibilidade na execução de suas atividades e possam colaborar de forma eficiente, independente de distância geográfica. Isto também se traduz em menos custo imobiliário e menos despesas de viagens e na redução da emissão de carbono – além de funcionários motivados.
Redução dos custos de armazenamento. Armazenar papel é caro, além de exigir aluguel e taxas de manutenção, bem como custos de transporte para o local de armazenamento. Tudo isso também representa impacto ambiental.
Após ter sido adquirida pela Cosan S.A. em novembro de 2008, a Cosan Combustíveis e Lubrificantes S.A. precisava desenvolver uma ferramenta que permitisse agilidade e controle sobre as mais de 300 Notas Fiscais recebidas diariamente de seus fornecedores de produtos e serviços, em três pontos diferentes localizados em dois Estados onde mantém centrais de recebimento de documentos.
O desafio era manter a qualidade dos processos herdados da gestão anterior e não permitiu nenhuma solução de continuidade entre o formato existente e a nova solução. Todo o movimento deveria acontecer sem que nenhum dos seus mais de 9.000 fornecedores percebessem a mudança. A partir de soluções modelo, já utilizadas pela Datasul/TOTVS em seu módulo WebDesk, a equipe de desenvolvimento coordenada por Carlos Leoncio Núñez Arévalo da Cosan e Fabio DAgostin da franquia Datasul ECM, pertencente ao Grupo TOTVS, modelou a ferramenta de maneira a permitir que os documentos recebidos, em qualquer um dos três locais, fossem reconhecidos imediatamente em seus sistemas de controle, incluindo as funções fiscais e de contabilidade. Para isso foram combinadas as funcionalidades de Digitalização, Gestão Eletrônica de Documentos e Workflow/BPM desenvolvidas pela Datasul, com a experiência bem sucedida da Cosan em gestão de documentos e controles internos.
Utilizando o recurso de “fila de processamento”, da ferramenta WebDesk, os analistas de Contas a Pagar realizam marcações nas imagens indicando sua finalização. Caso o documento apresente alguma inconsistência (por exemplo, imagem ilegível) o analista envia a imagem para o processamento, a fim de se obter uma nova digitalização das notas e/ou dos anexos que compõe todo o processo. Caso o analista necessite priorizar determinados documentos, ele pode enviá-lo para uma fila de pendência com uma identificação própria, fazendo com que todos os envolvidos priorizem sua checagem.
Carlos Pereira
