Finalmente uma opção de ECM para as PMEs

Veja a apresentação sobre a nova opção de ECM para pequenas e médias empresas.

Nova versão TOTVS ECM WEBDESK 3.00 PME http://bit.ly/12Lrxb

Mail Management com TOTVS ECM 3.00

Acabamos de liberar um vídeo protótipo sobre a integração do Outlook 2007 com o CMS do TOTVS ECM 3.00.

A integração será feita através da camada de serviços do produto que está escrito em JAVA J2EE

Pesquisa do Estado da Arte do Mercado de ECM e GED, concluída em julho de 2008 pelo IPC – Instituto de Pesquisas CENADEM.

73% dos pesquisados pretendem implantar ECM ou GED Para 55% das empresas, mais de 60% da documentação continua em papel Mais de 81% dos entrevistados desperdiçam uma hora por dia de trabalho localizando informações O ECM e GED empregam no Brasil um mínimo de 58.720 funcionários Cerca de 263% das empresas pretendem implantar sistemas diversos para solucionar problemas de documentação O mercado fornecedor de produtos, hardware, software e serviços no Brasil está na casa de R$ 1,5 bilhão por ano Os usuários dessas tecnologias pretendem investir cerca de R$ 250 milhões ano Os principais motivadores para implantar as tecnologias de ECM e GED são, nessa ordem: melhorar a eficiência, dar respostas mais rápidas, melhorar atendimento ao cliente e reduzir custos. 95% dos entrevistados declararam que um sistema eficaz de documentação é importante e muito importante na defesa de processos judiciais

Integração + Conteúdo + Colaboração = Intranets e Portais Corporativos avançados

Onde intranets e portais corporativos agregam valor? O que eles fazem que nenhum outro sistema faz? Onde focar a construção do seu ambiente digital corporativo para tirar o que ele oferece de melhor? As respostas podem estar na equação acima, que este artigo procura detalhar.

Para que serve sua intranet? O que um portal tem que nenhum outro sistema já criado possui? Quais são seus diferenciais máximos e onde eles agregam valor?

Estas são questões que muitas vezes esbarram em respostas muito amplas (portal = panacéia) ou muito estreitas (viciadas pela voz/papel do seu interlocutor).

Eis que surge, nesse mar de confusão, o PCC. Não, não é o que você está pensando: felizmente, o assunto aqui nada tem a ver com facções criminosas, mas sim com uma sigla que vem se consolidando, aqui e lá fora, para definir o universo de atuação das intranets e portais.

“E daí? Mais uma buzzword?”. Sim. E não. Segundo consta, quem cunhou a expressão “Portals, Content and Collaboration” (Portal, Conteúdo e Colaboração) foi o Gartner – maior produtor mundial de buzzwords… Mas, olhando com mais atenção, dá para notar que eles conseguiram “colocar o ovo em pé” – conseguiram demarcar claramente, pela primeira vez, o universo de atuação dos ambientes digitais corporativos, o que nos ajuda muito a entender onde eles agregam efetivo valor.

Ajuda também a definir o que não é escopo específico de um portal corporativo, embora possa estar integrado sob o seu guarda-chuva (como o e-learning) ou tenha nítida área de tangência com seus objetivos (como o BI – bussiness inteligence).

Em bom Português, significa dizer, em alto e bom som, que intranets e portais servem para três coisas (e, sobretudo, são o melhor que há em cada uma delas):

• PORTAL = Tecnologia/Integração = integrar e orquestrar sistemas de forma mais racional, para a TI, e amigável, para o tomador de decisão/usuário;
• CONTENT = Conteúdo = promover a produção, acesso, uso, reuso e guarda dos muitos conteúdos produzidos no ambiente corporativo;
• COLLABORATION = Colaboração = estabelecer a aproximação, mediada e apoiada pela tecnologia, dos cérebros e talentos da organização.

De certa forma, tem tudo a ver com a abordagem que defendo há tempos: o ambiente digital corporativo deve ser um elemento integrado (orquestração tecnológica) e integrador (aproximando pessoas de conteúdos e pessoas de pessoas). É por isso (e também para fugir da malfadada sigla) que a melhor tradução para o Português me parece ser “Integração (em TI), Conteúdo e Colaboração”. E, a partir dessa visão, construí o diagrama abaixo:

Por: Intranet Portal

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Armazenamento de Dados

Como evoluir para a correta armazenagem de dados e informações

A diferença entre o storage disponível e o volume de informações geradas tende a crescer cada vez mais dentro das corporações, tornando muito mais árdua a tarefa dos departamentos de tecnologia, responsáveis por fazer um gerenciamento adequado das informações armazenadas.

Para alguns segmentos, como o mercado financeiro e o setor de saúde, a importância de um armazenamento dinâmico de dados é evidente. Em ambos os casos, a pressão veio de cima, primeiro com a criação por parte do Banco Central do Sistema de Pagamentos Brasileiro (SPB), que obrigou as instituições financeiras a resolver o problema de compatibilidade e interconexão entre os sistemas de dados; agora com o TISS (Troca de Informações em Saúde Suplementar), modelo unificado criado pela ANS para o intercâmbio de dados entre operadoras de planos privados de assistência à saúde e prestadores de serviços. Para outros setores da economia, esta questão pode ainda não ter sido priorizada, mas certamente o será em um curto prazo.

Para se ter uma dimensão do peso estratégico do armazenamento de dados nos dias de hoje, segundo um estudo publicado recentemente pelo IDC, o volume de informações criadas, capturadas e replicadas em 2007 foi de 287 hexabytes (ou 281 bilhões de gigabytes), o que representa mais do que os 264 hexabytes atualmente disponíveis em discos rígidos, fitas, CDs, DVDs e memórias.

Um dos grandes problemas que acontecem nas médias e grandes empresas é o fato de um mesmo arquivo, seja ele um texto em Word, uma planilha em excel ou uma apresentação em power point, ou mesmo um e-mail, ser gravado várias vezes com nomes e/ou versões diferentes, gerando para cada arquivo até 60 copias diferentes no backup.

Com ferramentas especificas, no entanto, é possível identificar e mostrar a importância de cada dado. Quais podem ser apagados, quais podem ser migrados para um segundo nível de armazenamento, quantos estão duplicados e quais nunca serão modificados. Uma das principais soluções existentes hoje é a de-duplicação, que permite que um arquivo seja salvo apenas uma vez pelo backup, independente das versões que possam ser feitas a partir dele, o que resulta em uma redução diária de dados em até 300 vezes.

Além de ocupar apenas o volume irremediavelmente necessário no banco de dados da empresa, é preciso atentar para a segurança e alta disponibilidade dos dados. Ou seja, é preciso estar apto para resgatar toda e qualquer informação independente da origem, local de armazenamento ou idade dos dados.

A questão da mobilidade a que os executivos estão sujeitos nos dias de hoje é outro ponto que deve ser examinado com cuidado pelos departamentos de tecnologia das empresas. Hoje em dia, os dados armazenados em um computador são bens mais valiosos do que o equipamento, propriamente dito. Ter o computador invadido ou roubado pode significar que dados estratégicos e sigilosos sejam facilmente acessados por desconhecidos ou caiam nas mãos de espiões digitais, com resultados desastrosos e perdas financeiras significativas.

Exemplos recentes de roubos de dados sigilosos dominam as manchetes dos veículos especializados:

EUA perde dados de 3 milhões de condutores britânicos
Alunos do Reino Unido foram vítimas da perda de arquivos em um disco rígido, que continham nome, endereço, telefone e e-mail.

Reino Unido perde dados de 7 milhões de famílias
Órgão que controla o pagamento de impostos e benefícios reconheceu a perda de dados de 25 milhões de registros de crianças beneficiárias.

Dados de 100 mil trabalhadores são perdidos nos EUA
Órgão responsável pela segurança em aeroportos informa a perda de um disco com informações de atuais e antigos trabalhadores.

Roubo expõe dados pessoais de 337 mil eleitores nos EUA
Roubo de dois notebooks sem encriptação em Nashville vaza nomes e números do Seguro Social de 337 mil eleitores antes do Natal.

Vítimas de perda de dados nos EUA passam dos 100 milhões
Com a perda de dados de 382 mil funcionários da Boeing, lista que registra perda de dados desde 2005 passa marca dos 100 milhões.

Neste contexto, já há soluções a preços bastante convidativos que permitem que os dados dos notebooks sejam criptografados e acessados apenas por pessoas autorizadas.

Enfim, as companhias modernas devem se precaver e investigar a fundo sua arquitetura de dados de modo que otimizem investimentos futuros e simplifiquem os ambientes de gerenciamento. Isso não é para ontem, é para já!

Fonte: Document Management

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Tecnologia de OCR

Longe de ser novidade no mercado de TI, as tecnologias de captura de dados ICR (Inteligent Character Recognition) e OCR (Optical Character Recognition) finalmente chegaram a um estágio de maturidade e excelente relação custo benefício. Este mercado, com suas necessidades e tendências, cada vez mais voltadas ao uso de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), Content Management e eliminação/redução na utilização de documentos em papel e captura de dados com rapidez, eficiência, confiabilidade, além de custos atraentes, passou a ser um requerimento bastante popular e constante em grande número de RFP´s no Brasil e no mundo. Optical Character Recognition, normalmente abreviado como OCR, é a tradução mecânica ou eletrônica de imagens de textos manuscritos ou impressos (usualmente capturados por um scanner) em texto eletrônico editável.

Outras nomenclaturas são utilizadas para variações desta tecnologia. Alguns exemplos são: ICR (Intelligent Character Recognition) que se aplica normalmente a reconhecimento de caracteres manuscritos. OMR (Optical Mark Recogntion) para reconhecimento de marcas tipicamente usadas em formulários com múltiplas opções de escolha. Documentos e Aplicações Podemos classificar as aplicações de captura de documentos sob três grandes categorias no que se refere à tecnologia de OCR. Esta classificação está diretamente conectada aos tipos de documentos candidatos à captura de seus dados ou conteúdo de forma manual ou automática, ou seja, com o uso de OCR. Documento Estruturado É o tipo de documento mais comumente chamado de formulário.

Para um documento ser considerado estruturado, seu formato deve ser fixo, incluindo seus campos e a localização de toda informação a ser capturada. Exemplos típicos deste tipo de documento são: formulários de imposto de renda, formulários de coleta de dados para o censo, formulários de aplicação para abertura de conta corrente e cadastramentos em geral, boletos de pagamento, DARFs, GAREs e etc. Mesmo que não sejam formulários típicos, se o documento tiver um padrão constante que possibilite a localização dos campos a serem capturados, ele pode ser considerado estruturado. Em outras palavras, nas aplicações consideradas estruturadas, sabemos que dados devemos capturar e onde estão localizados estes dados em cada documento.

Documento Semi-estruturado É o tipo de documento que contém campos conhecidos porém dispostos de maneira completamente variável de documento para documento, tipicamente pela diversificação de origem dos mesmos. Exemplos clássicos destes documentos são notas fiscais e relatórios de formato variável. Mais recentemente difundidas no mercado, as aplicações de captura de dados em documentos semi-estruturados chegaram para facilitar, reduzir custos e agilizar as aplicações de Contas a Pagar e Receber, integradas ou não aos sistemas ERP das empresas. Simplificando, a exemplo do que fizemos para as aplicações consideradas estruturadas, as semi estruturadas são aquelas em que sabemos o que devemos capturar, porém não sabemos onde estão localizados estes dados em cada documento. Neste caso, a solução é acrescentar uma etapa ao processo, onde todo o documento é “lido” (full text OCR) e, por intermédio de scripts, algoritmos sofisticados, palavras chave, topografia, mecanismos de aprendizado e etc, primeiramente localizamos os dados candidatos à captura para depois reconhecê-los campo a campo.

Documento não-estruturado São todos os tipos de documento que não se encaixam nas definições acima. São várias aplicações candidatas a uso de OCR para este tipo de documento. As mais popularizadas e utilizadas no mundo são as de “Classificação de Documentos”. Documentos não-estruturados podem ser processos administrativos, emails, correspondência ou qualquer informação que necessite ser capturada ou armazenada baseada em seu conteúdo e forma. Aplicações também chamadas de “full-text OCR” são tipicamente associadas a documentos não estruturados. Jornais, revistas, Diários Oficiais, pastas de RH e etc, serão “lidos” pelos motores de OCR e seu conteúdo será capturado e/ou classificado de acordo com a definição e necessidade da aplicação.

Tendências e Plataforma única Uma das tendências importantes que o mercado já reconhece e que a evolução da tecnologia já permite é a “mistura” de documentos de diversos tipos e formas dentro da mesma aplicação. Desta forma, a necessidade de preparação, separação ou classificação dos documentos de forma manual é eliminada. Portanto, um requisito bastante importante quando analisando uma solução de OCR para as necessidades de sua empresa é o conceito de Plataforma Única. Ou seja, a mesma solução tecnológica resolvendo seus problemas de captura em documentos estruturados, semi-estruturados e não-estruturados.

Fonte: Document Management

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Trabalhando processos de negócio

Tudo que nós produzimos, tanto em nossas organizações quanto na vida pessoal, nós o fazemos por meio de processos. Se nossa organização produz sorvetes, ela o faz por meio de diversos processos. Produz televisores? Idem. Aparelhos de DVD, celulares, tudo que produzimos nós o fazemos executando uma série de processos.

Na nossa vida pessoal também executamos processos para fazermos tudo que queremos ou necessitamos fazer. Embora ninguém vá querer documentá-los e gerenciá-los como fazemos nas organizações. Precisamos entender de processos a partir das suas características essenciais. Por isso vamos começar pela classificação aceita universalmente dos mesmos.

Tipos de processos de negócio: primário e secundário. Natureza dos processos de negócio: industriais de manufatura discreta e contínua (de transformação) e de serviços. Estes processos são invariavelmente processos primários. Já os secundários são processos ligados ao apoio de todos os processos, inclusive dos próprios. Entretanto, qualquer que seja o tipo e a natureza dos processos de negócio, todos eles têm vários elementos em comum e um dos mais importantes é justamente a documentação. As documentações mais importantes encontradas em todos os processos são a estratégica, a operacional e a técnica.

Existem outras, mas não vou explicitá-las agora. Na documentação estratégica estão: o plano estratégico e seus objetivos; as políticas e normas que orientam o modo de fazer negócio da organização e servem de base para os processos de negócio. Sem dúvida, que o plano estratégico não é exclusividade dos processos de negócio, mas eles servem para embasar a criação de todos eles, pois todos os processos têm que estar direta ou indiretamente ligados ao planejamento estratégico da organização.

Na documentação operacional estão os manuais dos processos de negócio da organização, tantos os dos processos primários quanto os dos processos secundários. São estes manuais que descrevem os elementos dos processos de negócio e é com eles que podemos produzir bens e serviços com qualidade, eficiência e eficácia. Na documentação técnica estão todos os manuais de equipamentos, máquinas e quaisquer outros dispositivos usados pelos processos de negócio. Por esta breve introdução sobre os tipos de documentação existentes (ou que deveriam existir) nos processos de negócio você pode concluir como a gestão documental é importante. Infelizmente, esta documentação na maioria das organizações não existe ou na melhor das hipóteses existe pela metade, fazendo com que os processos de negócio produzam bens e serviços sem qualidade nem no processo em si e nem no produto.

Além do que, a falta desta documentação impede que os processos sejam formalmente conhecidos e com isto possam ser continuamente melhorados, pois se não sabemos “como estamos produzindo” fica impossível sabermos “o que e como podemos melhorar.” Para evoluirmos nesta discussão tomemos em conta uma questão básica sobre processos de negócio: a definição do produto. A questão é: sair fazendo ou projetar antes de fazer? Por exemplo, procure saber onde está o documento que “projetou” cada produto que sua organização produz. Eles existem? Ah! Você não sabe responder? Então é provável que eles não existam. Bom, se os documentos dos “projetos dos produtos” não existem a pergunta seguinte é: como base em quais dados, informações, conhecimentos os processos de negócio que produzem tais produtos foram criados? Em resumo, se sua organização não tem documentos dos “projetos dos produtos” conseqüentemente os processos que os produzem são completamente informais e como conseqüência disto todo mundo faz o melhor que pode sem nenhuma garantia de que estão fazendo “a coisa certa” e muito menos com qualidade, tanto no processo quanto no produto.

Desta forma fica impossível melhorarmos o que estamos fazendo porque estaremos invariavelmente atacando os efeitos e não as causas dos problemas. O projeto do produto é tão importante que algumas normas, como a NBR ISO 10007:2005 dispõe sobre as Diretrizes para a Gestão de Configuração. A norma 10007, que trata da gestão de configuração é diferente das outras normas porque está na raiz do produto que será produzido. Quer seja serviço quer seja bem, o propósito da 10007 é o de especificar como cada um dos produtos deve ser configurado, quem pode configurá-los, como são feitas as modificações e/ou atualizações nos produtos e como manter a rastreabilidade de tais intervenções. Pense nisso quando olhar para dentro da sua própria organização.

Geralmente as pessoas pensam apenas nos arquivos ativos e inativos (não repita que existem arquivos mortos, os profissionais ligados à ciência da informação não gostam deste termo!) quando se referem à gestão documental. Até mesmo a maioria dos profissionais ligados à área de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) se preocupa muito mais (quando não somente) com a documentação técnica do que com a estratégica ou a operacional, o que até certo ponto é compreensível, pois documentar, organizar e guardar informações sobre processos de negócio é tarefa que a maioria desconhece, pelo menos com o grau de detalhamento que este universo exige.

Por: Document Magement

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Captura distribuída no contexto dos negócios

O termo “capturar” , em português, ou “capture” , em inglês, vai além da digitalização de documentos, pois engloba um conjunto de tecnologias que são capazes de inserir documentos e dados no contexto dos negócios, com soluções adequadas a cada necessidade e cenário.

Tradicionalmente, a captura centralizada exige o envio dos documentos para os locais onde o trabalho é realizado. Por outro lado, a captura distribuída possibilita que o trabalho seja feito nas “pontas”, onde o documento é criado. Como exemplo, podemos citar os correspondentes bancários fechando operações de empréstimo na casa do seu cliente.

As soluções de captura distribuída têm evoluído, pois muitas empresas precisam trazer imagens e documentos para dentro do processo desde sua criação, com o intuito de fechar negócios com maior segurança, agilidade e confiança.

A necessidade crescente por agilidade, somada à redução de custos, tem levado as empresas com múltiplas unidades a transferirem os profissionais com conhecimento no negócio, reunindo-os em CSC – Centro de Serviços Compartilhados que presta serviços para diversas áreas da empresa como: Administração de Portarias de Fábricas, Aprovação de Crédito, Administração de RH e Análise de despesas de Viagem, entre outros. Desse modo, reduzem-se recursos humanos e expertise nos demais pontos da empresa, e o CSC passa a trabalhar com dados e documentos eletrônicos no momento em que eles chegam. Uma solução importante nestes casos é a captura distribuída integrada com tecnologia de Workflow, que garante redução de custos sem perda de ritmo, controle e agilidade na execução dos serviços consumidos pelos departamentos da empresa.

Impulsionadas pelo mercado, a indústria de hardware e software cria soluções voltadas para o negócio. Aqui se encaixam os equipamentos multifuncionais e scanners mais simples que serão utilizados para digitalização descentralizada. Os recursos passam a ser consumidos de maneira diferente, tais como a necessidade de banda para trafegar os documentos para o servidor central e o uso das tecnologias aplicadas em momentos diferentes dos processos tradicionais de digitalização centralizada. Neste ponto, destacam-se o uso de soluções baseadas na WEB, agentes de upload para sincronização de dados e documentos, Web Services, Workflow para controle dos processos, etc. Na digitalização distribuída, a aplicação dos recursos está totalmente ligada à necessidade do negócio. Considerando uma financeira que trabalhe com o conceito de análise centralizada das propostas de crédito, além de ter o resultado das pesquisas feitas junto aos órgãos de proteção ao crédito, é importante poder exercer análise visual nos documentos apresentados. Nesses casos, os analistas têm a capacidade de interpretar os documentos em busca de indícios de fraudes (como uma troca de fotografia), o que seria impossível de ser feito caso o documento fosse digitalizado e salvo em preto e branco, antes da análise.

A utilização do fax encaixa-se também como captura distribuída e pode ser considerada uma solução nos casos em que não é possível (ou viável) uma infra-estrutura com scanners, banda larga, etc. A integração de servidores de fax com soluções automáticas de importação e tratamento de imagens e sua inserção no processo de negócio torna possível controlar o que deve ser feito com cada documento recebido.

As soluções de captura devem tratar a diversidade de tipos de documentos, origens, formatos e qualidade, e essas diferenças devem ser previstas no projeto, para a escolha da tecnologia mais indicada para cada fase do processo.

Os projetos que consideram a captura distribuída precisam prever a possibilidade da queda ou restrição de link com o servidor, que pode resultar em atraso no processo e no trabalho de digitalização e análise dos documentos. Para isso, há soluções para os usuários trabalharem desconectados do Servidor Central, até o restabelecimento da conexão, quando é realizado o upload.

O importante para executar o trabalho da melhor maneira, independentemente da opção, é observar os conceitos e as boas práticas e considerar o negócio em que se insere o documento, pois o contexto e a realidade do tipo de negócio é que definem a solução aplicada.

Fonte: CENADEM

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Veja 5 passos para o sucesso na Gestão orientada a Processos!

Falar em processos é quase sinônimo de falar em eficiência, redução de custos e qualidade, por isso é o assunto é recorrente na agenda de qualquer executivo. O atual dinamismo das organizações, aliado ao peso cada vez maior que a tecnologia exerce nos negócios, vem fazendo com que o tema processos e, mais recentemente, gestão por processos (Business Process Management, ou BPM) seja discutido e estudado com crescente interesse pelas empresas. Os principais fatores que têm contribuído para essa tendência são:

• o aumento da demanda de mercado vem exigindo desenvolvimento e lançamento de novos produtos e serviços de forma mais ágil e rápida;
• com a implantação de sistemas integrados de gestão, os chamados ERPs, existe a necessidade prévia de mapeamento dos processos. Entretanto é muito comum a falta de alinhamento entre processos, mesmo depois da implantação sistema;
• as regras e procedimentos organizacionais se mostram cada vez mais desatualizados, devido ao ambiente de constante mudança. Em tal situação, erros são cometidos ou decisões são postergadas por falta de uma orientação clara;
• a maior freqüência de entrada e saída de profissionais (turnover) tem dificultado a gestão do conhecimento e a documentação das regras do negócio, gerando maior dificuldade como na integração e no treinamento de novos colaboradores

Os efeitos dessas e outras situações têm levado um número crescente de empresas a buscar uma nova forma de gerenciar seus processos. Muitas começam pelo desenvolvimento e revisão das normas da organização ou ainda pelo mapeamento de processos. Entretanto, fazer isso de imediato é “colocar o carro na frente dos bois”.

Em vez disso, o ponto de partida inicial é identificar os processos relevantes e como devem ser operacionalizados com eficiência. Questões que podem ajudar nesta análise são:

• qual a dimensão ideal da equipe para a execução e o controle dos processos?
• qual o suporte adequado de ferramentas tecnológicas?
• quais os métodos de monitoramento e controle do desempenho a serem utilizados?
• qual é o nível de integração e interdependência entre processos?

A resposta a essas questões representa a adoção de uma visão abrangente por parte da organização sobre os seus processos e sobre como estão relacionados. Essa visão é o que chama de uma abordagem de BPM. Sua implantação deve considerar no mínimo cinco diferentes passos fundamentais:

1. tradução do negócio em processos: é importante definir quais são os processos mais relevantes para a organização e aqueles que os apóiam. Isso é possível a partir do entendimento da visão estratégica, de como se pretende atuar e quais os diferenciais atuais e desejados. Com isso, é possível construir o mapa geral de processos da organização;
2. mapeamento e detalhando os processos: a partir da definição do mapa geral de processos, inicia-se a priorização dos processos que serão detalhados. O mapeamento estruturado, com a definição de padrões de documentação, permite uma análise de todo o potencial de integração e automação possível. De forma complementar, são identificados os atributos dos processos, o que permite, por exemplo, realizar estudos de custeio das atividades que compõe o processo ou, ainda, dimensionar o tamanho da equipe que deverá realizá-lo;
3. definição de indicadores de desempenho: o objetivo do BPM é permitir a gestão dos processos, o que significa medir, atuar e melhorar! Assim, tão importante quanto mapear os processos é definir os indicadores de desempenho, além dos modelos de controle a serem utilizados;
4. geração de oportunidades de melhoria: a intenção é garantir um modelo de operação que não leve ao retrabalho, perda de esforço e de eficiência, ou que gere altos custos ou ofereça riscos ao negócio. Para tal, é necessário identificar as oportunidades de melhoria, que, por sua vez, seguem quatro alternativas básicas: incrementar, simplificar, automatizar ou eliminar. Enquanto na primeira se busca o ganho de escala, na última busca-se a simples exclusão da atividade ou a sua transferência para terceiros;
5. implantação de um novo modelo de gestão: o BPM não deve ser entendido como uma revisão de processos. A preocupação maior é assegurar melhores resultados e, nesse caminho, trata-se de uma mudança cultural. É necessária maior percepção das relações entre processos. Nesse sentido, não basta controlar os resultados dos processos, é preciso treinar e integrar as pessoas visando gerar fluxo de atividades mais equilibrado e de controles mais robustos.

É por causa desse último passo que a implantação de BPM deve ser tratada de maneira planejada e orientada a resultados de curto, médio e longo prazos.

Como já dissemos, o BPM representa uma visão bem mais abrangente, na qual a busca por ganhos está vinculada a um novo modelo de gestão. Colocar tal modelo em prática requer uma nova forma de analisar e decidir como será o dia-a-dia da organização de hoje, amanhã, na semana que vem, no próximo ano e assim por diante…

Por: baguete

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Afinal o que é BPM?

Muito tem se falado nos últimos tempos sobre BPM. É, sem dúvida, uma das siglas mais ouvidas e comentadas do momento. Mas, como toda tecnologia nova, padece de males conhecidos: confusão de conceitos, divergências de entendimento, com um certo nível de propaganda “duvidosa” que a mídia pouco consegue filtrar. Por essa razão, escolhemos este tema para ser analisado e aprofundado.

Com certeza, não há como exaurir um tema tão vasto em um pequeno artigo como este. No entanto, seremos concisos e diretos e abordaremos os pontos que acreditamos serem vitais para a adequada compreensão do BPM.

Primeiras definições

Para começar, se estamos falando de tecnologia (e estamos!), o correto seria sempre empregar o termo “BPMS” (Business Process Management Software). O conceito de BPMS é totalmente análogo ao de DBMS (Database Management Software); enquanto este gerencia dados, aquele gerencia processos. Claro que, para fins práticos, podemos chamar um BPMS de “ferramenta de BPM” ou “software de BPM” ou, até mesmo, de “BPM” (assim como muitas vezes chamamos, por exemplo, o Oracle de um “banco de dados”, e não de um DBMS).

Assim, podemos definir um BPMS como:

“Uma categoria de softwares que visa atender o ciclo completo da Gestão de Processos, composta por: modelagem, redesenho, implementação, monitoramento e otimização de processos.”

Evitando a armadilha das siglas

Todos sabemos que um dos males da TI é o excesso de siglas. A situação piora quando siglas iguais ou parecidas são usadas no mercado. E, infelizmente, o termo “BPM” está gerando muita confusão por ter diferentes sentidos no mundo atual.

A sigla BPM pode significar:

• “Business Process Modeling”, ou seja, “modelagem de processos de negócio”, o que é apenas UM dos recursos de um BPMS. Muitas ferramentas que se denominam “BPM” fazem, na realidade, apenas uma pequena fração do que é um verdadeiro BPMS.
• “Business Performance Management”: esta é uma outra categoria de software, mas que, como tem a mesma sigla, é confundida (com uma freqüência significativa) com Business Process Management.
• “Business Process Management” na acepção de gestão, não de tecnologia. Em português, a tradução mais adequada seria “Gestão de Processos” ou “Gestão por Processos”. Em inglês, no entanto, não há esta diferença. Assim, pode-se dizer: “Implantamos BPM na nossa empresa”, no sentido de que foi implantada a filosofia de gestão por processos, sem ter, necessariamente, nenhuma relação com sistemas de TI.
• “Business Process Management” na acepção de tecnologia. É com este sentido que sempre estaremos empregando a sigla BPM.
• Para evitar confusões, sugerimos aos nossos leitores que, em qualquer tratativa sobre “BPM”, sempre esclareçam para as partes envolvidas qual destes 4 significados está sendo efetivamente utilizado

Por: baguete

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